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¿Cómo elegir el mejor PMS para un hotel pequeño?

Elegir el sistema de administración de establecimientos de hoteles (PMS, Property Management System) adecuado es una decisión importante para cualquier hotelero. Un PMS actúa como el cerebro detrás de la operación de un hotel. Puede ayudar a agilizar el flujo de trabajo que implica la administración de una propiedad. Esto te permite ahorrar tiempo y aumentar los ingresos. También te dará más tiempo para interactuar con los clientes. La automatización de las tareas de gestión relacionadas con las reservas o la facturación libera al personal del hotel del trabajo operativo manual, les permite centrarse completamente en la satisfacción del cliente y ofrecer un servicio mejor y personalizado.

Las operaciones en la industria hotelera necesitan apoyo, sin importar cuán pequeño o grande sea el negocio o en tu caso, el hotel. Creemos en una solución completa que te ahorrará trabajo manual tedioso.

A continuación, presentamos varias características que el PMS debe incluir para respaldar verdaderamente tus operaciones. Al elegir una solución todo en uno, ahorrarás tiempo, dinero y reducirás la complejidad de su negocio.

Integración

Cualquier PMS debe incluir la capacidad de integrarse con otros sistemas y software que necesitas para administrar la propiedad. Por ejemplo, si tu empresa ha estado guardando datos como un archivo de Microsoft Excel, la pregunta es qué fácil es copiar dichos datos en el nuevo programa. Otro ejemplo de sistemas externos comunes incluyen servicios de limpieza. Es muy importante que el PMS se conecte con un »channel manager« que enumera los Online Travel Agencies (OTAs) deseados.

Más del 50% de las reservas hoteleras actuales provienen del entorno online. Si no tienes una buena integración con presencia online, es posible que no maximizes la ocupación. Por otra parte, mantener manualmente el inventario por separado para los clientes que reservan online te deja muy abierto a los errores.

Nube

Otro requisito que debe tener un PMS es estar basado en la nube. Al usar software basado en la nube, harás que tu vida como manager sea más fácil. De esta forma ya no necesitarás lugar para almacenar el servidor que ejecutará el PMS. Todo lo que necesitas hacer es llevar tu smartphone o tableta contigo. Además, no necesitas personal de IT que necesite constantemente solucionar los problemas y errores que aparecen en el sistema. Todo debe ser hecho automáticamente en la nube por el proveedor de PMS. Existen beneficios adicionales para los sistemas PMS: son más flexibles, más confiables, más asequibles y pueden escalarse fácilmente cuando tu negocio supera las capacidades existentes.

Channel Manager

Un Channel Manager es una pieza de software que simplifica la comunicación entre un hotel y una OTA. Los hoteles deben cooperar con muchas OTAs para aumentar la exposición y el numero de reservas. Un buen Channel Manager debería permitirte la actualización automática del inventario y la captura de reservas en todos los canales, actualizaciones de tarifas, configuración de reglas para minimizar o evitar por completo el riesgo de sobreventa y administrar las tasas y reglas de OTA directamente desde el PMS. El uso de un Channel Manager que funcione con el PMS permite la sincronización inmediata de la asignación de habitaciones a todas las OTAs conectadas. El uso de un Channel Manager externo daría lugar a actualizaciones retrasadas y una mayor posibilidad de error debido a más pasos entre tu y las OTAs.

El PMS ideal debería permitirte cargar diferentes habitaciones y precios a diferentes OTAs, y de esta manera permitir la distribución óptima de disponibilidad. También debe hacer comparaciones frecuentes del inventario de habitaciones del PMS y de las OTA, y corregir las incoherencias. Debería poder ofrecer tantas conexiones bidireccionales con OTAs como sea posible. Preferiblemente con todas las principales como booking.com, Expedia, Hotels.com, etc.

Motor de reservas

Tu opción preferida debe ser un PMS que esté conectado a un motor de reservas. Para evitar el trabajo manual, cualquier cambio en la disponibilidad de habitaciones debe actualizarse de inmediato en el inventario de máquinas de reserva.

Uno de los principales beneficios de los motores de reservas integrados es el 0% de comisiones, lo que automáticamente significa un mayor ingreso por reserva. ¡No necesitarás depender de ningún tercero para obtener datos vitales para tu negocio! Es importante tener un control total sobre los datos, que luego puedes aprovechar para personalizar el servicio y mejorar la oferta.

El motor de reservas debe integrarse naturalmente con el diseño del sitio web y la marca del hotel. Crea un diseño simple e intuitivo. Centre la atención en lo que es más importante para tu cliente. ¡No olvides ser amigable para dispositivos móviles! Cuando los clientes llegan al sitio, el proceso de búsqueda y reserva debe ser tan intuitivo y fácil de usar como sea posible, y el proceso de pago debe ser completamente seguro.

El motor de reservas debe ofrecer una variedad de opciones de pago. Los clientes deberían poder pagar en efectivo, mediante transferencia bancaria, a través de Paypal o con tarjeta de. Los clientes se sienten seguros al dar su información de tarjeta de crédito en una página de pago reconocida.

Informes

Los informes y el análisis de datos son un aspecto clave de las operaciones y la planificación estratégica del hotel. Antes de comprar una solución de PMS, debes tener en cuenta diferentes opciones para evaluar qué tipo de informes brindan y si estos informes te ayudarán a obtener información sobre el rendimiento del hotel. El PMS debe permitirte ver, imprimir y exportar una amplia variedad de informes útiles y significativos con gráficos visualmente atractivos de ventas, pagos, reservas, etc. Como director, no debes perder tiempo recolectando y analizando datos manualmente. Ese es el rol de tu PMS. Debe proporcionarte información clara que te ayudará a tomar decisiones informadas en el futuro.

Una función de servicio de limpieza también es esencial para la gestión de las tareas diarias, por lo tanto, asegúrate de que sea intuitiva y brinde toda la información necesaria para el personal de limpieza.

Precios y facturación

La gestión de tarifas es una parte muy importante de la estrategia de un hotel. Los directores de hoteles pasan mucho tiempo evaluando los precios correctos para el alojamiento y preparando paquetes y ofertas atractivos. Un sistema de administración de propiedades debe ser capaz de admitir estos procesos. También debería brindar la posibilidad de crear múltiples listas de precios, ofertas especiales, descuentos por reserva anticipada y larga estancia, etc.

El PMS también debe permitirte realizar un seguimiento de los pagos, facturar a los clientes y controlar los ingresos y saldos pendientes. Debe generar informes precisos, como informes financieros, de ventas y de comisiones, y estar al día con las estimaciones de ventas. ¡Y no olvides que, para funcionar bien, la herramienta de facturación debe integrarse con Channel Manager y tu propio motor de reservas!

Soporte y flexibilidad

Antes de comprar tu propio PMS, asegúrate de que se te ofrecerá soporte completo cada vez que tengas una pregunta o algo vaya mal.

  • ¿Cuántos días por semana se ofrece asistencia?
  • ¿Puedes contactar a alguien en el horario apropiado para tus necesidades?
  • ¿Puedes hablarle a una persona real para que te ayude, o «emplean« chatbots?
  • ¿El equipo de soporte habla tu idioma?
  • ¿Ofrecen tutoriales para ayudarte a dominar la solución?
  • ¿Desarrollan constantemente su producto?

¡Asegúrate de que las respuestas a todas las preguntas anteriores sean favorables y adecuadas a tus necesidades y condiciones!

¿Hay una prueba gratuita? ¡Prueba la solución antes de comprar! Durante la prueba, podrás ver si el producto tiene todas las funciones que necesitas para administrar el negocio sin problemas.

Para ahorrar en costos y simplificar tu vida como hotelero, debes seleccionar una solución que abarque todas las funciones descritas anteriormente. No queremos que dediques demasiado tiempo a la configuración de procesos internos; mejor que dediques tu valioso tiempo para planificar el desarrollo del hotel estratégicamente y ofrecer tu mejor servicio a los huéspedes.

Para permitirte hacerlo, hoteliga ha preparado una solución todo en uno para hoteleros. Haga clic aquí para obtener una versión de prueba gratuita ¡No serás decepcionado!